So arbeitet das alvato-Team

Jemand stellt einen Verstoß gegen Compliance- und Verhaltensrichtlinien oder Gesetze fest, die durch eine andere Person begangen wurden.

Der Verstoß wird von der hinweisgebenden Person beobachtet oder bemerkt.

Die Person berichtet von dem Vorfall über das digitale Hinweisgebersystem des Unternehmens.

Dabei stehen eine Vielzahl von Meldewegen für hinweisgebende Personen offen. Entweder erfolgt die Meldung direkt über Ihr Meldesystem per Formulareingabe, per Email oder per Telefon.

Die hinweisgebende Person erhält eine automatische Eingangsbestätigung zur Fristwahrung, der alvato Compliance-Officer wird über den Eingang eines Hinweises informiert.

Der alvato Compliance Officer prüft den Hinweis auf Stichhaltigkeit, den sachlichen Geltungsbereich und Vollständigkeit. Er wird daraufhin kategorisiert und priorisiert.

Sollten Fragen im Raum stehen oder Informationen / Dokumente fehlen, kommunizieren wir mit der hinweisgebenden Person per Email und Telefon oder auch anonym per Chat

Je nach Art und Schwere des mutmaßlichen Verstoßes erfolgt die Zuweisung der Ermittlungsaufgabe an interne Mitarbeitende von Ihrem Unternehmen, verbleibt sie bei uns oder wird an unsere spezialisierten Fachanwälte weitergegeben

Im Rahmen von Ermittlungen wird untersucht, ob sich der Hergang aus dem erhaltenen Hinweis bestätigt oder nicht. Die Ermittlungen laufen zu 100% anonym und unter strikter Geheimhaltung ab, sodass die Unschuldsvermutung immer an erster Stelle steht und Reputationsschäden ausgeschlossen werden können. Ermittlungen erfolgen immer nach Maßstab der aktuell gültigen Gesetzgebung und entsprechen den höchsten Standards.

Nach Abschluss der Untersuchung erhalten Sie einen Bericht mit einer genauen Fallbeschreibung, etwaigen Beweismitteln und einer Empfehlung für das weitere Vorgehen. Diese kann disziplinarische und arbeits- oder strafrechtliche Maßnahmen, wie auch technische-organisatorische Maßnahmen enthalten.

Sie als Geschäftsleitung entscheiden, wie Sie weiter mit dem Fall umgehen – ob Sie unseren Maßnahmenempfehlungen folgen, oder nicht.

Wir informieren die hinweisgebende Person über den Ausgang des Falls und über etwaig getroffene Maßnahmen (beschränkt auf die Art der Maßnahme).

Der Fall wird mit allen zugehörigen Dokumenten und Kommunikation DSGVO-konform verschlüsselt archiviert. Nach einer Löschfrist von drei Jahren werden die Daten vernichtet (sofern keine Gesetze dem entgegenwirken). Der Fall fließt gemäß HinSchG in das jährliche Management-Reporting ein.